Elke vergadering wordt een grandioos succes wanneer je met alle zaken rekening houdt die erop van invloed zijn. Kies bijvoorbeeld eerst eens de perfecte locatie uit!
Iedereen kan wel eens met een verkeerd been uit bed stappen. Of wat dan ook meemaken waardoor ze met hun aandacht deels bij een persoonlijke situatie zitten en zich dus niet volledig geven tijdens een vergadering. En daar moet begrip voor zijn, we hebben allemaal namelijk onze mindere dagen. Maar het effect hiervan mag zo’n zakelijke bespreking niet overschaduwen. En dat zal ook niet gebeuren wanneer je er alles aan doet om de creativiteit en productiviteit van alle aanwezigen te verhogen. Dit doe je dan weer door heel streng te zijn bij het maken van een selectie uit de verschillende vergaderlocaties in Zwolle.
Hieronder hebben we een aantal criteria opgesteld waaraan die zou moeten voldoen!
Omgeving
Het onderwerp is waar je je op moet concentreren, niet de uitstraling van de ruimte of het aantrekkelijke uitzicht. Maar deze achtergrond zorgt er wel voor dat mensen zich op hun gemak voelen. Hierdoor worden productiviteit, proactiviteit, creativiteit, persoonlijke gemoedstoestand en algehele sfeer namelijk door geïnspireerd! In een grauwe, mistroostige ruimte slaan die effecten dus helemaal dood. Kies dus het liefste een zaal met een aantrekkelijk – liefst natuurlijk – licht en met een exterieur dat minstens zo strelend aan het oog is. Stap je naar binnen, dan heb je meteen het idee dat er spijkers met koppen worden geslagen. Dat gevoel moet je hebben en inspireren!
Ruimte
De zaal waar je zit beoordeel je nauwkeurig op het aanwezige oppervlak en de indeling. Kunnen mensen er comfortabel zitten zonder zich opgepropt te voelen? Enige afstand tot elkaar is wel zo gewenst. Iedereen moet er ook zijn of haar verschillende spullen – laptops, documenten, koffie beker – kwijt kunnen. Het liefste bepaal je de indeling van het meubilair binnen de ruimte dan ook helemaal zelf. Vraag bij de locaties die je op het oog hebt naar de mogelijkheden op dit gebied.
Bereikbaarheid
Komen er ook mensen buiten Zwolle? Misschien kennen die de stad niet zo goed. Geef ze dan ook een uitgebreide routebeschrijving, zodat je er zekerder van bent dat ze niet zullen verdwalen. Neem hierin ook bushaltes op, treinstations en tramperrons. En de parkeerplaatsen vlakbij de locatie, natuurlijk!
Faciliteiten
Sjauw je niet een bult door allemaal apparatuur voor de vergadering mee te nemen die al op locatie aanwezig is. Denk aan laptops, beamers, projectieschermen, microfoons en luidsprekers. Heb jij die nodig om je verhaal tijdens de vergadering kracht bij te zetten? Dan kun je beter eerst navraag doen over wat er allemaal al staat.
Catering
De inwendige mens mag niet worden overgeslagen. Doe je dat wel, dan raak je de aandacht van de aanwezigen sowieso kwijt. Aan eten, drinken en andere lekkernijen voor tussendoor moet dus ook gedacht zijn. Wellicht wordt catering aangeboden door de locatie waar jullie vergaderen. Zo niet, regel het dan van buitenaf. Misschien is er wel een restaurant of andere eetgelegenheid in de buurt waar jullie kunnen reserveren voor tijdens de pauze. Of die jullie versnaperingen naar jullie toe kan brengen, natuurlijk.